Guide för implementering av LESS

Börja här

LESS införs stegvis och anpassas efter vårdcentralens organisation, bemanning och förutsättningar. En bra start är att först skapa en gemensam förståelse för modellen och därefter omsätta principerna i några tydliga lokala rutiner.

Återkopplingen från nätverksträffarna tyder på att flera verksamheter uppnår effekter i linje med pilotprojektet på Brahehälsan. Erfarenheterna synliggör också utmaningar i implementeringen. En återkommande lärdom är att LESS behöver införas som ett gemensamt arbetssätt för hela vårdcentralen, där samtliga professioner involveras och ges kunskap, tid, stöd och organisatoriska förutsättningar att bidra till omställningen.

Ni behöver inte ha alla delar på plats från början. Börja med ett avgränsat patientflöde, följ vad som händer och utveckla arbetssättet utifrån erfarenheterna.

1. Börja med webbutbildningen

Låt medarbetare och ledning gå webbutbildningen Introduktion – Lägsta effektiva sjukskrivning. Utbildningen ger en gemensam grund i modellens principer, beteendemedicin, försäkringsmedicin, direkttriagering, arbetsfokus och samverkan.

Utbildningen kan genomföras individuellt eller gemensamt. Avsätt därefter tid för att samtala om vad innehållet betyder för den egna verksamheten. I den här diskussionen är det viktigt att nå en samsyn avseende att det finns ett problem eller en utmaning som ni behöver adressera. En gemensam förståelse för behovet av utvecklings och förändringsarbete är ofat en förutsättning för att få med alla i processen.

2. Fördjupa förståelsen genom boken

Boken Förväntningarnas psykologi – Hur bemötande kan stärka eller låsa fast fördjupar den beteendemedicinska och salutogena grunden i LESS. Den kan användas för egen läsning, gemensam reflektion och samtal om hur förväntningar och bemötande påverkar bedömningar, patientflöden och val av åtgärder.

Hela teamet behöver inte läsa allt innan arbetet börjar. Välj gärna några avsnitt som är särskilt relevanta för verksamhetens aktuella utmaningar och använd reflektionsfrågorna som underlag för gemensamma samtal.

3. Samla teamet för ett första samtal

Samla verksamhetschef och representanter för de professioner som möter patienterna. Utgå från några vanliga situationer där patienten efterfrågar sjukskrivning, läkarbesök, intyg eller någon annan bestämd åtgärd.

Samtala om:

• Vad händer från patientens första kontakt till den första medicinska bedömningen?
• Vilken information samlas in om medicinskt behov, prioritet, funktion och arbete?
• Hur avgörs vilken profession som ska göra den första bedömningen?
• Finns situationer där den efterfrågade åtgärden styr bokningen innan det medicinska behovet har bedömts?
• Vilka tidiga insatser kan erbjudas av olika professioner?
• Vad fungerar redan bra och bör bevaras?

Formulera därefter verksamhetens eget varför. Det kan exempelvis handla om bättre tillgänglighet, tidigare bedömningar, tydligare patientflöden, bättre användning av teamets kompetens, minskad medikalisering eller en mer hållbar arbetsmiljö.

Avsluta mötet med att välja ett konkret område som ni vill börja utveckla. Försök inte lösa allt samtidigt.

4. Utse ansvariga för införandet

Verksamhetschefen behöver vara delaktig och skapa förutsättningar för arbetet. Utse en person som samordnar implementeringen och en tvärprofessionell arbetsgrupp med representanter från de professioner som berörs.

Rehabkoordinatorn kan ha en central roll, och arbetet behöver samtidigt vara förankrat hos läkare, sjuksköterskor, fysioterapeuter, psykosociala resurser och övriga professioner som deltar i patientflödet.

Bestäm:

• vem som leder och samordnar arbetet
• vilka som ingår i arbetsgruppen
• vilket patientflöde ni börjar med
• vilket mandat och vilken tid arbetsgruppen har
• hur information förs mellan arbetsgruppen och övriga medarbetare
• när arbetet ska följas upp första gången

Dokumentera besluten kortfattat och boka nästa arbetsmöte innan gruppen avslutar det första.

5. Kartlägg patientens väg genom verksamheten

Välj ett eller två vanliga patientärenden och följ vägen från den första kontakten till bedömning, insats och uppföljning. Beskriv hur arbetet faktiskt går till i dag.

Kartlägg:

1. Hur tar patienten kontakt?
2. Vad beskriver eller efterfrågar patienten?
3. Vilken information samlas in om medicinskt behov, prioritet, funktion och arbete?
4. Hur avgörs vilken profession patienten ska träffa?
5. Vem gör den första medicinska bedömningen?
6. Vilka insatser kan påbörjas direkt?
7. När blir en läkares försäkringsmedicinska bedömning aktuell?
8. Hur överförs information mellan professionerna?
9. Hur planeras uppföljning och eventuell samverkan med arbetsgivaren?

Uppmärksamma särskilt om den åtgärd som patienten efterfrågar får styra bokning och prioritering innan en medicinsk bedömning har genomförts.

Markera också det som redan fungerar väl. Kartläggningen ska ge en gemensam bild av vilka arbetssätt som bör bevaras och var en förändring kan skapa störst nytta. Välj därefter ett avgränsat flöde att utveckla först.

6. Formulera de första lokala rutinerna

Utgå från kartläggningen och beskriv hur det valda patientflödet ska fungera. Rutinerna bör vara korta, konkreta och möjliga att använda i det dagliga arbetet.

Bestäm:

• vilken information som ska samlas in vid den första kontakten
• hur medicinskt behov, prioritet, funktion och arbete ska klargöras
• vilken profession som gör den första bedömningen vid olika frågeställningar
• hur besökets syfte formuleras i bokningen
• vad den primära bedömningen ska innehålla och hur den dokumenteras
• när en försäkringsmedicinsk läkarbedömning blir aktuell
• hur underlaget överförs till läkaren
• vilka tidiga behandlings- och rehabiliteringsinsatser som kan erbjudas
• hur dialog med arbetsgivaren kan initieras
• vem som ansvarar för uppföljningen och när den ska ske

Sammanfatta gärna den första rutinen på en sida. Den ska ge medarbetarna stöd i nästa steg och kan utvecklas när verksamheten har fått praktisk erfarenhet av arbetssättet.

7. Prova arbetssättet i begränsad skala

Bestäm ett startdatum och prova den nya rutinen i det patientflöde ni har valt. En avgränsad testperiod på exempelvis fyra till sex veckor gör det möjligt att samla erfarenheter innan arbetssättet breddas.

Under testperioden:

• använd den gemensamma rutinen i relevanta patientärenden
• gör det enkelt för medarbetarna att ställa frågor och lämna synpunkter
• notera situationer där ansvar, bedömning eller nästa steg blir otydligt
• uppmärksamma lösningar som fungerar bra
• justera mindre praktiska detaljer efter hand
• samla större förändringsbehov till arbetsgruppens uppföljning

Ha korta och återkommande avstämningar med de berörda professionerna. Syftet är att tidigt fånga erfarenheter och skapa en rutin som fungerar i verksamhetens vardag.

8. Följ upp, justera och bredda

Samla arbetsgruppen efter testperioden och gå igenom hur den nya rutinen har fungerat. Kombinera enkla verksamhetsdata med medarbetarnas och patienternas erfarenheter.

Följ exempelvis upp:

• om patienterna får en tidig bedömning av rätt profession
• väntetider och tillgänglighet till olika professioner
• hur ofta rutinen används som planerat
• om underlagen till läkarens försäkringsmedicinska bedömning har blivit tydligare
• antal nya och pågående sjukskrivningar
• hur arbetssättet påverkar ansvarsfördelning, arbetsbelastning och arbetsmiljö
• vilka delar som fungerar väl och vilka som behöver utvecklas

Bestäm därefter vad som ska bevaras, justeras eller förtydligas. När rutinen fungerar i det första patientflödet kan arbetssättet stegvis breddas till fler frågeställningar och delar av verksamheten.

Använd gärna webbplatsens material under arbetet:

• Workshop – öva färdigheter tillsammans för träning i bedömning, kommunikation och teamarbete.
• Formulär och praktiska verktyg som stöd i det dagliga arbetet.
• Material – Resursbanken
• Mall för Enkät för utvärdering – vårdpersonal

Fördjupning – förutsättningar för hållbar implementering

LESS som en del av god och nära vård

Sjukskrivningsarbetet berör hela vårdcentralen och synliggör hur prioritering, kompetens, patientflöden och samverkan fungerar. LESS kan därför användas som ingång till ett bredare utvecklingsarbete.

Modellen skapar förutsättningar för personcentrerade, jämlika och behovsstyrda vårdflöden, bättre användning av teamets kompetens, högre tillgänglighet och en mer hållbar arbetsmiljö. På så sätt bidrar arbetet med LESS till omställningen mot en god och nära vård.

Lokala förutsättningar och anpassningar

Varje vårdcentral behöver omsätta principerna i arbetssätt som passar den egna organisationen, bemanningen och patientgruppen. Börja med att undersöka nuvarande patientflöden, tillgängliga resurser, det som redan fungerar och vilka delar som behöver utvecklas.

Formulera verksamhetens eget varför och använd det som gemensam riktning när rutiner, ansvar och prioriteringar utformas. Lokala lösningar kan se olika ut och samtidigt följa samma grundläggande principer.

Bedömningskompetens

LESS bygger på jämlik vård efter behov, stegvis vård och direkttriagering. Vid psykiska, stressrelaterade och muskuloskeletala besvär innebär det ofta att en psykosocial resurs eller fysioterapeut gör den primära medicinska bedömningen. Detta är särskilt viktigt när patienten beskriver nedsatt funktion eller risk för arbetsoförmåga.

Varje profession behöver inom sitt kompetensområde kunna:

• klargöra symtom och relevanta diagnostiska frågeställningar
• bedöma funktion, aktivitetsbegränsningar och arbetets krav
• bedöma möjliga risker och nyttor med fortsatt arbete respektive sjukskrivning
• föra dialog med arbetsgivare och andra relevanta aktörer
• identifiera aktiva behandlings-, rehabiliterings- och arbetsinriktade insatser
• dokumentera och överföra ett relevant underlag till läkaren när en försäkringsmedicinsk bedömning behövs

Hela teamet behöver också en gemensam kunskapsgrund i beteendemedicin, försäkringsmedicin, salutogent bemötande, funktion och arbete.

Att leda förändringen

Implementering innebär förändring på individ-, grupp- och organisationsnivå. En gemensam riktning, närvarande ledning och tid för lärande skapar förutsättningar för att omsätta modellen i vardagen.

Regelbunden dialog och tydlig information om varför förändringen genomförs, vad den innebär och hur arbetet ska utvecklas stärker förståelse och delaktighet. Synliggör det som fungerar, följ upp erfarenheterna och justera arbetssätten när verksamheten lär sig mer.